Na maanden of misschien wel jaren van voorbereiding, is het pand gereed. Tijd om het gebouw officieel te openen. Hoe pakt u dat aan? Knipt de burgemeester traditiegetrouw een lintje door? Of nodigt u alle medewerkers uit voor een festival op het dakterras? Deze 8 handvatten helpen u bij de organisatie van een passende opening.

  1. Begin op tijd met de organisatie. Eén ding staat namelijk vast: zelfs als u op tijd begint, bent u last minute toch met ‘regeldingen’ bezig. Liever een opening enkele weken of maanden na de ingebruikname goed aanpakken dan veel gestress in de eerste werkweek. Leg de datum tijdig vast in de agenda’s.
  2.  Stel vast wat uw doelstelling is: wilt u er alleen een feestelijk momentje van maken voor de medewerkers? Of gebruikt u de opening ook voor de externe profilering van uw bedrijf of bedrijfsonderdeel? Dat heeft gevolgen voor de te maken keuzes en het daarbij behorende budget. Stem de doelstelling intern af met communicatie, HR en/of de (internal) brandingspecialist.
  3. Bepaal wie u wilt uitnodigen, zowel intern als extern: richt u zich alleen op de medewerkers die op de betreffende locatie werken? Wilt u dat alle collega’s uit het hele land komen? Of zijn zelfs de familieleden van uw medewerkers welkom om een kijkje te komen nemen? En welke externe genodigden stuurt u een uitnodiging? Alleen de architect en de aannemer en de overige betrokkenen bij het project? Of nodigt u ook klanten, de lokale politiek, oud-collega’s en gepensioneerden uit?
  4. Wilt u de opening gebruiken om ook nog eens stil te staan bij de visie van de organisatie, bij het nieuwe jaarplan of een nieuwe manier van werken? Verwerk de boodschap op een passende manier in het geheel.
  5. Eén speech is leuk, maar teveel praatjes na elkaar is al gauw saai. Kies, als u meerdere mensen aan het woord wilt laten, daarom eens voor een andere opzet: organiseer een talkshow met een goede gespreksleider of zet een speurtocht uit door het pand.
  6. Bedenk een passende openingshandeling: voor de ene organisatie is het doorknippen van een lintje een goede optie, een ander laat abseilers naar beneden komen vanaf het dak en een derde kiest ervoor ballonnen omlaag te laten komen (of te laten opstijgen). En voor iedereen geldt: het is een mooi moment samen te toosten op de organisatie, het nieuwe pand en de toekomst.
  7. Maak een draaiboek. Als de kaders helder zijn, kan het programma hierin gedetailleerd worden uitgewerkt.
  8. En ten slotte: maak er een feestje van! Geen enkele verhuizing verloopt zonder slag of stoot. Er wordt vaak nogal wat gevraagd van de medewerkers en andere betrokkenen. Als het moment van de opening uiteindelijk is aangebroken, maak van de gelegenheid gebruik het succes te vieren. Een nieuwe huisvesting is het begin van een nieuwe fase!