De architect laat graag zien hoe de zichtlijnen in het nieuwe pand lopen en hoe licht en transparant het nieuwe gebouw is. De aannemer is bovenmatig geïnteresseerd in hoe hij  de verbindende trappen en glazen wanden op een bouwkundig verantwoorde manier kan realiseren. De facilitair manager wil weten hoe catering en schoonmaak het beste worden georganiseerd. Maar is dat ook wat de kantoorgebruiker wil weten?

Als je op een nieuwe locatie komt te werken – of je krijgt een nieuwe werkplek in een te verbouwen pand – dan wil je eigenlijk maar één ding weten: wat betekent die verhuizing voor mij?  De rest is in eerste instantie bijzaak, zeker als de daadwerkelijke verhuizing nog ver weg is. Mensen voelen zich niet direct betrokken bij een nieuwe of verbouwde huisvesting. Dit is doorgaans een proces. Speel daarop in met het geven van informatie. De informatie die wordt verstrekt, komt in de praktijk namelijk vaak niet overeen met de informatiebehoefte van de medewerkers.

‘Het is mooi om te zien dat ik door het hele pand heen kan kijken. Maar…  waar kom ik te zitten?’
 ‘Wat fijn dat de kleuren op de wanden matchen met de vloerbedekking, al wil ik liever weten wie er straks naast me zit.’
‘De folies op de wanden zijn prachtig. Maar waar kan ik parkeren? En is dat gratis?’

Vermijd onzekerheden

Kortom, niet elke betrokkene heeft dezelfde belangen en interesses op hetzelfde moment. Zolang er geen zekerheid is over de voor de medewerker relevante zaken, is de overige informatie doorgaans niet bijster interessant. Sterker nog, onzekerheid zorgt vaak voor weerstand. Met een goede timing bij het informeren van mensen en het trechteren van  informatie waaraan daadwerkelijk behoefte is, kunt u die weerstanden vaak voorkomen. En vaak zelfs draagvlak creëren.

Communiceer thematisch

Dat lijkt eenvoudiger dan het is. In de beginfase van de bouw is immers al bekend hoe het pand eruit gaat zien, maar misschien nog niet hoe het precies wordt ingedeeld. Een helder tijdspad kan dan helpen. Neem de tijd om veranderingen in gang te zetten. Begeleid medewerkers daarin. En schets een kader en geef grofweg aan wanneer er over welke thema’s wordt gecommuniceerd. Dat zorgt voor duidelijkheid. Beantwoord daarnaast de vragen die gesteld worden door medewerkers. ‘Dat weten we nu nog niet, daar komen we later op terug’,  is ook een antwoord